書類整理サポートにお伺いしました。
今回のお客様は、ご自身である程度整理をされていました。
ご自宅にお伺いしてファイリングを拝見すると、個別フォルダーに分類されてほぼ完璧な状態まで仕上げておられました。
綺麗に整理されていましたが、
「自分で分類をしてみたものの、分類の仕方が悪いのか、探す時にいつも考えてから出したり、入れる時もスムーズにいかない」
とおっしゃていました。
分類の仕方はみなさん悩まれますね〜
コツとしては、どういった時に使うかということと、使用頻度を考えることも大切です。
あとは、どこの分類にしたら自分にも家族にも取り出しやすいかということです。
これは人それぞれですので、難しく考えなくても自分がぱっと思い出しやすい場所がいいです。
まずはいつものように大まかに仕分けをしました。
個別フォルダーに入ったまま、ジャンルごとに分けていきます。
分けた状態がこちら
個別フォルダーごと入れていますので、すでに完成されたように見えますね(^ ^)
ここから、いつもの手順で書類を細かく見ていきます。
「分類が使いづらい」ということだったので、個別フォルダーの中身を一つ一つチェックさせていただきました。
まず一番大切な、不要な書類を取り除くこと、は、ほぼできていらっしゃいました。
思い出のものなど、ファイリングから出すものもありましたが、ほんの少しでした。
細かく見ていくと、少し曖昧な書類がちらほら出てきましたので、移動しました。
あと、中身は大丈夫でも、タイトルのつけ方で探しづらい、という部分もありましたので、そこはタイトルの変更だけしました。
NGタイトルについてもお伝えしました。
そして、一見同じ書類の種類でも、二つに分けたほうがいい書類もあります。
それは使う用途が違うからです。
そのせいで、少し入れる時や出す時に迷いが出てきたのかもしれませんね。
全て中身をチェックし、分類を変更すると、個別フォルダーが数枚不要になりました。
個別フォルダーの中身が少なすぎるのはNG（理想は厚みは１cm）なので、同じジャンルの分類とまとめたものもあります。
整理が終わった後のお写真です
黒いファイルボックスの方が普段使いの書類、白いファイルボックスの方が使用頻度が少ない書類にちょうど収まりましたので、白いファイルボックスの方だけ、収納庫へ仕舞ってしまっても大丈夫ですね。
ラベル印刷もお申込みいただきましたので、カラーを選んでいただきました。
「ファイル管理表」（書類名が書いてある一覧表）を作りお送りしたので、その分類でしばらく使ってみて、
・その分類でいいのか
・タイトルはそれでOKか
・出し入れする時に迷わないか
・可能ならご家族にも使いやすいか見ていただく
ということをチェックしていただき、ラベル印刷へ進みます。
書類整理お疲れ様でした(^ ^)
