書類整理

【書類整理】バーチカルファイリングとは?

 
バーチカルファイリングってなに?
 
と思っている方に簡単にご説明します

 

ファイリングとは?

まず、ファイリングとは書類の管理のことです。
 
文書を活用しやすいように整理保管する方法です。(※ホームファイリングとは家庭の書類管理のことです。)
 
ファイリングには、大きく分けて2種類の方法があります。
 
ファイル式ファイリング(簿冊式)
バーチカルファイリング
 

ファイル式ファイリング(簿冊式)

日本では子供の頃から、プリントなどに穴を開けて、ファイルに閉じて管理したりしていますので、なじみ深い方法です。簿冊式とも言います。文書を閉じた簿冊を、棚に並べる方法です。
クリアポケット式のファイルに入れていくのも、こちらの方法です。
 
 

バーチカルファイリング

こちらは、アメリカで創案され、それが日本に輸入されたものです。
 
書類を個別フォルダーというものに挟み、垂直(バーチカル)に立てて管理する方法です。
 
オフィスではキャビネットや引き出しなどに入れますが、家庭ではファイルボックスを使い、保管します。
 

 

メリット・デメリットについて

どちらがいい、悪いというわけではなく、どちらにもメリットデメリットがあります。
 
  メリット デメリット
簿冊式
  • 持ち運びしやすい
  • パラパラと見やすい
  • 閉じた(入れた)順番が変わらない
  • 捨てにくい
  • コピーがとりづらい
  • 閉じる(入れる)のが面倒
  • 中身が減っても背表紙の厚みが必要
バーチカル
  • 入れやすい
  • 捨てやすい
  • コピーがとりやすい
  • 背表紙の厚みが無く、省スペース
  • まとめて見づらい
  • 家族に共有の必要性
 
こう見てみると、一方ではメリットの部分では、もう一方では逆にデメリットになっていたりします。
 
どちらの方法がお好みですか?
 
私は、バーチカルファイリングのメリット部分の特に「捨てやすい」という部分がとても気に入って、バーチカルファイリングを採用しています。
 

バーチカルファイリングの各部の名称

個別フォルダーに書類を挟み、ファイルボックスに入れます。
 
個別フォルダーの高さが高い部分にタイトルを書いたフォルダーラベルを貼ります。
 
大分類はガイドを立てて、場所を示します。
 

 

ファイリングはステリング!?

バーチカルファイリングは書類を捨てやすく、溜め込まずにどんどん出していけるシステムです。
 
ファイリングはステリングとも言われていて、いかに不要な書類を捨てていくかが大事です。
 
ホームファイリングを作成することが目的ではなく、ホームファイリングの中の情報を活用することが目的です。
 
そのためには、不要なものが混じっていると探しづらくなります。期限のすぎたもの、不要なものはどんどん捨てていくことが大切です。
 
ABOUT ME
おかむら じゅんこ
おかむら じゅんこ
大阪市城東区在住。書類整理でお悩みの方を一緒にサポートします。バーチカルファイリングという方法で「ホームファイリング」を作成します。「お片づけサポート」では、片付けが苦手だった私でもできるようになった簡単に片付けられるようなシンプルな仕組みを作り、毎日の暮らしがラクになるように、お手伝いします! 5人家族で3人の子供(大・専・小)のママです♪ 整理収納アドバイザー1級 ファイリングデザイナー2級
LINEご登録の方にプレゼント中!

おうちの書類を整理したいけど
なにから始めたらいいか
悩んでいませんか?

まずは大まかに分類して
書類を把握することから始めましょう!

かんたんに家庭の書類の仕分けができる
分類シートを
LINEご登録の方にプレゼントしています

今すぐ書類の仕分けが始められます!
ぜひご家庭の書類整理に
活用してくださいね

書類分類シート 家庭

▼Ckick!▼

 LINEに登録してプレゼントをもらう! 

登録すると
最初の自動メッセージで
プレゼントのURLが届きます

すぐにダウンロードできますよ!

関連記事はこちら