【書類整理】バーチカルファイリングとは?

⚫書類整理&ホームファイリング

大阪市城東区・整理収納アドバイザー
おかむらじゅんこです

 

 
バーチカルファイリングってなに?
 
と思っている方に簡単にご説明します

ファイリングとは?

まず、ファイリングとは書類の管理のことです。文書を活用しやすいように整理保管する方法です。
(※ホームファイリングとは家庭の書類管理のことです。)

ファイリングには、大きく分けて2種類の方法があります。
 1.ファイル式ファイリング(簿冊式)
 2.バーチカルファイリング

 
1.ファイル式ファイリング(簿冊式)
日本では子供の頃から、プリントなどに穴を開けて、ファイルに閉じて管理したりしていますので、なじみ深い方法です。簿冊式とも言います。文書を閉じた簿冊を、棚に並べる方法です。
クリアポケット式のファイルに入れていくのも、こちらの方法です。
 
 
2.バーチカルファイリング
こちらは、アメリカで創案され、それが日本に輸入されたものです。書類を個別フォルダーというものに挟み、垂直(バーチカル)に立てて管理する方法です。オフィスではキャビネットや引き出しなどに入れますが、家庭ではファイルボックスを使い、保管します。

 

メリット・デメリットについて
どちらがいい、悪いというわけではなく、どちらにもメリット・デメリットがあります。
  メリット デメリット
簿冊式

持ち運びしやすい
パラパラと見やすい
閉じた(入れた)順番が変わらない

捨てにくい
コピーがとりづらい
閉じる(入れる)のが面倒
中身が減っても背表紙の厚みが必要

バーチカル

入れやすい
捨てやすい
コピーがとりやすい
背表紙の厚みが無く、省スペース

まとめて見づらい
家族に共有の必要性

こう見てみると、一方ではメリットの部分では、もう一方では逆にデメリットになっていたりします。
どちらの方法がお好みですか?
私は、バーチカルファイリングのメリット部分の特に「捨てやすい」という部分がとても気に入って、バーチカルファイリングを採用しています。

 

バーチカルファイリングの各部の名称
個別フォルダーに書類を挟み、ファイルボックスに入れます。
個別フォルダーの高さが高い部分にタイトルを書いたフォルダーラベルを貼ります。
大分類はガイドを立てて、場所を示します。

 

ファイリングはステリング!?
バーチカルファイリングは書類を捨てやすく、溜め込まずにどんどん出していけるシステムです。
ファイリングはステリングとも言われていて、いかに不要な書類を捨てていくかが大事です。
ホームファイリングを作成することが目的ではなく、ホームファイリングの中の情報を活用することが目的です。そのためには、不要なものが混じっていると探しづらくなります。期限のすぎたもの、不要なものはどんどん捨てていくことが大切です。
 

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