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バーチカルファイリングとは?

バーチカルファイリングってなに?

目次

ファイリングとは?

まずファイリングとは「書類の管理」のことです。

書類を活用しやすいように整理保管する方法です。

ですので、ホームファイリングとは、家庭の書類整理のことです。

ファイリングには大きく分けて2種類あります。

1 簿冊式ファイリング

2 バーチカルファイリング

1 簿冊式ファイリング

日本では、小学校の頃からプリントに穴を開けてファイルに閉じて管理していますので、なじみ深い方法です。

ファイル式とも言います。

書類を閉じたファイルを棚に並べる方法で、クリアポケット式のファイルに入れていくのも、こちらの方法です。

簿冊式 ファイリング

2 バーチカルファイリング

こちらはアメリカで創案され、それが日本に輸入された方法です。

書類を個別フォルダーというものにはさみ、垂直(バーチカル)に立てて管理する方法です。

オフィスではキャビネットや引き出しなどに入れますが、家庭ではファイルボックスを使い保管します。

バーチカルファイリング

メリット・デメリットについて

どちらがいい、悪いというわけではなく、どちらにもメリット・デメリットがあります。

  メリット デメリット
簿冊式
  • 持ち運びしやすい
  • パラパラと見やすい
  • 閉じた(入れた)順番が変わらない
  • 捨てにくい
  • コピーがとりづらい
  • 閉じる(入れる)のが面倒
  • 中身が減っても背表紙の厚みが必要
バーチカル
  • 入れやすい
  • 捨てやすい
  • コピーがとりやすい
  • 背表紙の厚みが無く、省スペース
  • まとめて見づらい
  • 家族に共有の必要性

こう見てみると、一方ではメリットの部分がもう一方ではデメリットになっていたりしますね。

どちらの方法がお好みですか?

私はバーチカルファイリングのメリット部分の特に「捨てやすい」という部分が気に入って、バーチカルファイリングを採用しています。

私のようなめんどくさがり屋さんにはおすすめです♪

バーチカルファイリングの各部の名称

個別フォルダーに書類をはさみ、ファイルボックスに立てて入れます。

見出しガイドは大きな分類を示すものです。

バーチカルファイリング⇣

バーチカルファイリング

個別フォルダー
個別フォルダー
個別フォルダー ラベルシール

見出しガイド
見出しガイド
見出しガイド

ファイリングはステリング!?

ファイリングは大切な情報資産を保管することができますが、バーチカルファイリングはその中でも不要になった書類を捨てやすく、溜め込まずにどんどん出していけるシステムとして有効です。

ファイリングはステリングとも言われていて、いかに不要な書類を捨てていくかも大事なのです。

書類整理

ホームファイリングは作成することが目的ではなく、ホームファイリングの中の情報を活用することが目的です。

そのためには、不要なものが混じっていると大切なものが探しづらくなります。

期限の過ぎたもの、不要なものはどんどん捨てていくことが大切です。

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