書類整理

【書類整理】ホームファイリングにNGなタイトルとは?

大阪在住・整理収納アドバイザー
〝ラクな仕組みで、ラクな暮らしを〟
おかむらじゅんこです。

 

ホームファイリングでは、タイトルのつけ方も重要です。タイトルのつけ方によって、見つけづらかったり、結局なんの書類かわからなかったりすることも多々あるのです。

すごーくやってしまいがちで、ついつけたくなるタイトルなのですが、NGなんです、というものをご紹介していきます。

ホームファイリングを作っている方、参考にしてみてくださいね!

 

その他・〜等・〜etc

まずは一番やりたくなるような、ついやってしまう「その他」です。

「その他」ほど便利なキーワードはないんじゃないか?というくらいどこでも当てはまってしまいますよね(^_^;)

どこにでも当てはまり、どこでもつけたくなるけど、結局なんの書類かわからないので、NGなんです。

「〜等」や「〜etc」も同じくです。

これらのタイトルをつけると、なんか安心しますよね?

でも後からちょっと後悔することになります!

探す時に迷いが出てしまったり、戻す時にあちこち探してしまうハメになります。

 

その1・その2など

これもついついつけたくなりますね。

特に同じ種類の書類だと順番につけたくなります。

こちらもその書類がその1に入っているのか、その2に入っているのかわかりません。

その2くらいまでならまだ探せますが、その3、その4・・と続くと、延々と探し続けなければなりませんよね。

 

ですが、実はこれはお客様宅で使用したことがあります。

ある書類の増減がかなりある場合のものでした。

基本的には個別フォルダー一つで足りるけれど、仕事が増えた時に足りない場合がある、とのことでしたので、基本は①に入れるようにして、臨時で増えた時のみ②を使い、また減ってきたら①に移動する、という決まりにしました。

自分でこのルールを決めていたら、その2くらいまでなら、家庭の書類では許容範囲かなと思います。

 

〇〇書類

これも書きたくなる気持ち、、すごーくすごーくわかります^^;

でもホームファイリングに入っているものは文房具を除き、全て「書類」ですからー♪

 

NGワードを回避するには?

個別フォルダーのタイトル部分が「印刷ラベル」の場合、文字制限があります。

印刷ラベルでなくても、書ける文字数はスペース的にも限りがあります。

また、あまり長々と書いても、探しづらいです。

 

「NGワード」を入れないようにするには、たくさん書きたいことがあった場合、文字を短縮したり、違う短い言葉に置き換えたりします。

例)クレジットカード→クレカ
例)健康診断→検診
例)インターネット→通信

置き換えることによって、全ての書類がタイトルに書くことができ、わかりやすくなります。

 

あとは、まとめて書いてわかるなら、あえてまとめたタイトルしか書かない、などもありです。

例えば、保険会社とたくさん契約していて書ききれなかったら、シンプルに「保険」とだけ書く。

ホームファイリングは、シンプルなタイトルの方が長く使えるものです。

 

NG例

私の父の書斎にあるレターケースのタイトルですが、思いっきりNGな例でしたので、ご紹介します。

書道の先生である父の書斎には半紙がたくさん保管してあります。

書類整理 レターケース

 

こちらの部分を見てください↓

書類 レターケース 引き出し

「資料1」・「資料2」・「資料3」・・その下はタイトルなし、「(済)資料」笑

これを見たとき「なんの資料やね〜ん!」と心の中でツッコミを入れておりました。

このタイトルをつけた父は、日々探し物に悩まされています(⌒-⌒; )

 

まとめ

ホームファイリングのレッスンを受けて、自宅のホームファイリングを作っていっているとき、タイトルのつけ方にすごく悩みました。

仕事関係の書類はそんなに悩むことが無かったのですが、家庭の書類ってほんと多岐にわたているので、家庭の書類のタイトルが結構悩みました。

つい難しく考えてしまうのですが、シンプルに、他人から見てもわかるタイトルをつけると、結局家族や使っている本人にもわかりやすいかと思います。

父のタイトルを見て突っ込みたくなる方は多いと思いますが、そのように一度客観的に見てみると、突っ込みどころがわかるかもしれません。

タイトルのつけ方でホームファイリングの使い勝手も変わってくるので、わかりやすいタイトルを考えてみてくださいね♪

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おかむら じゅんこ
おかむら じゅんこ
大阪市城東区在住。書類整理でお悩みの方を一緒にサポートします。バーチカルファイリングという方法で「ホームファイリング」を作成します。「お片づけサポート」では、片付けが苦手だった私でもできるようになった簡単に片付けられるようなシンプルな仕組みを作り、毎日の暮らしがラクになるように、お手伝いします! 5人家族で3人の子供(20歳・19歳・9歳)のママです♪ 整理収納アドバイザー1級 ファイリングデザイナー1級
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