書類整理

【書類整理】ファイリングの中身を見直しするタイミング

大阪在住・整理収納アドバイザー
〝ラクな仕組みで、ラクな暮らしを〟
おかむらじゅんこです。

 

我が家の小3娘が9月で9歳になりました。

我が家では、娘が描いた絵をファイリングしているのですが、誕生日を区切りに整理しています。

子供の絵の保管 ファイリング

1年経ってこれだけかあ、と思いました。

2歳から娘の描いた絵を毎年残していってますが、小さい頃はクリアファイルがパンパンになって変形するほど描いていたのに、この1年ではほんの20枚ほどでした。

子供の絵 整理

今20歳と19歳の上二人の子供も、小学校高学年くらいになると絵を描く機会が激減したので、保管するのも小学生の間くらいになると思います。

保管するのが大変だなあと思った時期もありますが、いざこんなに減ってしまうとちょっとさみしいものがあります。

 

思い出ファイルへ移動

8歳の分を出して、ホームファイリングから、思い出のファイルへ移動します。

ホームファイリングには今年の分だけ日々保管していき、1年経つと、思い出ファイルへ保存します。

思い出ファイルは無印良品の「仕切りファイル」です。

無印良品 ファイリング 無印良品 ファイリング

 

今回、デジタル化もしました

いつもならこの描いた絵を思い出ファイルへ移動して終わり、なのですが、今回写真を撮りEvernoteへ保存しました。

「2019年〇〇(娘の名前)8歳の絵」とタイトルをつけ保管しておけば、いつでも見られます。

子供の絵 保管方法私自身は、デジタル化し、iPhoneに入っている方がたまにふと見たりするので、デジタル化を強化していっています。

 

見直しするタイミング

ホームファイリングは一度作って終わり、ではなく、不要なものを捨てたり、場所を移動したりしていく仕組みが大切です。

オフィスのファイリングでも、不要なものを捨てる(廃棄)と、移動する(移換え・置換え)ことが重要視されています。

 

子どもの絵は、誕生日ごとに整理しますが、人によっては、学年の終わりでも良いかもしれません。

保証書もどんどん期限が切れてしまいますので、新しく家電を買った時に、今までの保証書をざっと日付チェックする、ということにしています。

子供の学校の書類なら、月初めに新しい月の書類を持って帰ってきますので、それが整理するタイミングです。

忙しくて2ヶ月に1回になる時もありますが、許容範囲です(^ ^)

 

書類によって見直しするタイミングは違ってもいいです。

オフィスでは年1回全ての書類をまとめてチェックする決まりがありますが、家庭では、忘れにくく簡単なのは、何かのついで、がいいです。

1年に1回書類が届くものだったら、そのタイミングで古いものを捨て、新しいものに入れ替えると、わざわざ時間をとって整理する必要がありません。

ホームファイリングでは場所がきっちり決まっているので、短時間でできます。

 

新しい場所を作る

子供の絵 保管方法 ファイリング

娘の絵の8歳というラベルを取り、9歳に張り替えました。

毎年書き換えるものは、テプラにマジックテープで簡単に書くだけです。

9歳の絵をちゃんと保管できるように、場所を作って整理は終わりです。

 

この作業をしておかないと、どんどん個別フォルダーの中がパンパンに膨れ上がってきます。

新しいものを入れるためには、古いものを出しておく必要があります。

ストレスなくホームファイリングを活用していくためには、このちょこっとした作業は必要です。

そう大して時間もかからないので、ぜひぜひ、見直しするタイミングをご自身で決めて、やってみてくださいね♪

ホームファイリング

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おかむら じゅんこ
おかむら じゅんこ
大阪市城東区在住。書類整理でお悩みの方を一緒にサポートします。バーチカルファイリングという方法で「ホームファイリング」を作成します。「お片づけサポート」では、片付けが苦手だった私でもできるようになった簡単に片付けられるようなシンプルな仕組みを作り、毎日の暮らしがラクになるように、お手伝いします! 5人家族で3人の子供(20歳・19歳・9歳)のママです♪ 整理収納アドバイザー1級 ファイリングデザイナー1級
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