書類整理

スキャンスナップで名刺管理◇名刺アプリEightかEvernoteか?

ScanSnap 名刺管理 名刺整理

名刺管理はどうされていますか?

名刺はいただいてその方の連絡先やホームページなどをチェックしてしまうとその後ほとんど見ることはありません。

おおかたの書類もそうですが(一部現物が必要なものもあります)その中に書かれている情報が必要で、現物を持っておく必要は無いんですよね。

やっと保管方法をきめましたので、ひとまず昨年度(2018年)のものを整理することにしました。

ScanSnapで取り込みする

昨年「デジタル収納パートナー認定講座」へ参加し、そこでScanSnapの使い方を知り、書類整理にはこれから必要不可欠だ!ぜひ使いたい!と思い、ScanSnap(スキャンスナップ)というスキャナーを購入しました。

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置き場所に困らないラップくらいの大きさのもの!

スキャンスナップ ScanSnap

かなりの昔にもスキャナーは持っていましたが、読み込む速度は超がつくほど遅いし、いまいち活用できなくて、ほとんど新品のまま手放してしまいました。

今のプリンターについているスキャナーの機能は普通には使えますが、読み込み速度はスキャンスナップとは比べ物になりません。

ScanSnapは、一瞬で取り込んでくれるので、本当に便利です。

どこへ保管するか?

ScanSnapで取り込んだものをどこへ保管するか?が人によって違います。

デジタル収納パートナー認定講座に参加されていた方で名刺はEvernoteで管理しているという方がおられました。

ScanSnapでは名刺管理アプリ「Eight」との連携を設定すると、そのアプリへ直接取り込んでくれるのですが、少しSNS的な要素があり、いただいた名刺を取り込むと、相手も「Eight」を使っていた場合、お互い認証し繋がりができます。

Evernoteへ保管されていた方は、この繋がってしまう機能があまり好きではないらしく、Evernoteへ保管されていました。

その話を聞いて、名刺アプリ「Eight」を使い始めていたものの、「Eight」へ保管するのか、「Evernote」へ保管するのか、その点を迷ってしまい、デジタル収納パートナーの講座へ参加したのが、2018年の11月なので、その後約半年以上悩むこととなりました。

Evernoteへ取り込んでみた

このままずっと迷っていても仕方がない!ので、Evernoteへ取り込んだらどんなものなのか、やってみることにしました。

頭で考えてもわからない、決められないことはとにかく行動に移してみるべし!笑

ScanSnapの設定を「Eight」にしていたので、「Evernote」へ変更します。

ScanSnap 名刺

するとEvernoteではこんな表示になります。

Evernote 名刺

 

次にEvernoteのカメラ機能で取り込みしてみました。

Evernote 名刺

名刺として自動で認識してくれますが、リンクを貼りたければメールアドレスや、電話番号などは自分で入力しなければならないんですね

うーん、これはめんどくさいっ!

それに、あまりきれいな画像ではないですね。

アプリ「Eight」で取り込むと…

ScanSnapの取り込み設定を、「Eight」に変えます。

iphone内でサクッと設定を変更できるので、便利です。

ScanSnap Eight 名刺

アプリEightでは、取り込んだデータに自動でリンクが貼られ、クリックすると簡単にホームページが閲覧できたりするところが便利です。

取り込むだけで、次のひと手間がいらないのがいいですね。

名刺は「Eight」で管理します

Evernoteは現在有料プランで使っていて、Evernoteに情報を一元化し、そこですべて管理できればいいなと思いましたが、やはり「Eight」の便利さには叶いませんでした。

「Eight」のSNS的な繋がりは私もあまり必要ではありません。むしろSNSで十分すぎるくらい繋がっているので不必要なくらいですが、「Eight」の自動で生成されるリンクの機能はやはり使いたい、ということで「Eight」を使おうと思います。

Evernoteも検索するとちゃんと情報は取り出せますが、そこからのリンクが自動で出来る「Eight」の方が便利です。

Evernote同様、iphoneのアプリだけでなくパソコンからもアクセスできるので安心です。

紙自体は処分

2018年に頂いた名刺は、20数枚ほどですが、デザインが素敵だったり、紙の材質に凝ったものもあり、そのまま処分してしまうには惜しいものもあります。

大した数ではありませんが、置いておくには場所も取ります。

しっかり取り込みし、情報を活用できる状態になっているので、このご縁にありがたく感謝しつつ、処分させていただきます。

いただいた名刺はじっくりと観察させていただいて、自分の名刺作りの参考にさせてもらい、十分に活用させてもらいました。

名刺管理 ScanSnap デジタル

名刺はちょこちょこ作り直してますが、アメブロをやめてこちらのワードプレスで書き始めたので、また名刺を作り変える予定です。

次は名刺作り4回目!

みなさんの名刺をまた参考にさせてもらいつつ、新しい名刺を作ろうと思ってます。

名刺って個性がでるのでおもしろいですね。

やっと気になっていた名刺が整理でき、すっきりです

書類整理サポートの時にScanSnapを見てみたい方は持参しますので、事前におっしゃって下さいね!実際に使ってみることもできますよ(^^)

ABOUT ME
おかむら じゅんこ
おかむら じゅんこ
大阪市城東区在住。書類整理でお悩みの方を一緒にサポートします。バーチカルファイリングという方法で「ホームファイリング」を作成します。「お片づけサポート」では、片付けが苦手だった私でもできるようになった簡単に片付けられるようなシンプルな仕組みを作り、毎日の暮らしがラクになるように、お手伝いします! 5人家族で3人の子供(20歳・18歳・8歳)のママです♪ 整理収納アドバイザー1級 ファイリングデザイナー2級
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